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O CICLO DO "P D C A"
INTRODUÇÃO
Procurando exemplos práticos da aplicação do Ciclo do PDCA na Internet, deparei-me com esse material, em inglês, usado por uma Escola de Medicina dos EUA, para orientar seus alunos nas técnicas da Qualidade Total, aplicadas à medicina e clínica médica. Achei os exemplos interessantes e consegui visualizar melhor a aplicação e o desenvolvimento do Ciclo do PDCA. Pensando nisso, resolvi traduzir livremente esse trabalho, para uso de nossos colegas que atuam na qualidade da empresa e querem aplicar melhor essa valiosa ferramenta que é o Ciclo do PDCA.
DESCRIÇÃO
O ciclo do PDCA (ou PDSA) foi originalmente concebido por Walter Shewhart em 1930 e depois adotado por W.E. Deming, o gurú da qualidade. O modelo fornece um quadro para o desenvolvimento da melhoria de um processo ou sistema. O PDCA pode ser usado para guiar a melhoria de um projeto ou para desenvolver projetos específicos uma vez que as áreas a serem melhoradas tenham sido identificadas.
USOS
O Ciclo do PDCA é projetado para ser usado como um "modelo dinâmico". O término de uma volta (ou giro) do Ciclo se dirige para o começo do próximo giro. Mantendo-se dentro do espírito da melhoria contínua da qualidade, o processo sempre pode ser reanalisado e um novo conjunto de mudanças pode começar. Este contínuo ciclo de mudança é representado na rampa de melhoria. Usando o que nós aprendemos em uma volta ou "giro" do PDCA, nós podemos começar outro, mais complexo ainda.
PLAN (PLANEJE) - uma mudança ou um teste dirigido à melhoria.
• Nessa fase, analise o que você pretende melhorar, procurando por áreas que tenham oportunidade para mudanças. O primeiro passo é escolher áreas que oferecem o maior retorno em termos dos esforços que você vai aí realizar. Para identificar essas áreas para mudanças considere o uso de um fluxograma ou carta de Pareto.
DO (FAÇA) - Faça a mudança ou teste (preferivelmente em pequena escala)
• Implemente a mudança que você decidiu na fase "PLAN".
CHECK (VERIFIQUE ou ESTUDE) - o resultado. O que nós aprendemos com isso? O que deu errado?
• Esse é um passo importante no Ciclo do PDCA . Depois que você implementou as mudanças por um curto período de tempo, você precisa determinar o quanto ela está funcionando bem. Será que essa mudança realmente está indicando uma melhoria no sentido que você esperava? Você deve se decidir sobre o uso de vários tipos de medidas para monitorar o nível de melhoria. Gráficos do tipo RUN (?) podem ser úteis.
ACT (ATUE) - Adote a mudança, abandone-a ou parta para um novo ciclo.
• Depois de planejar uma mudança, implementá-la e monitorá-la você precisa se decidir se vale a pena continuar aquela mudança em particular. Se ela consumiu muito tempo, foi difícil de conseguir uma adesão a ela ou mesmo não levou a nenhuma melhoria, você deve pensar em abortar essa mudança e planejar uma nova. Entretanto, se a mudança levou a uma desejável melhoria, você deve pensar em expandir essa tentativa para áreas diferentes ou aumentar levemente sua complexidade. Isso o leva de volta para a fase PLAN e pode ser o início de uma rampa de melhorias.
EXEMPLOS DE USO DO CICLO PDCA
O Ciclo PDCA é um processo de grande valia que pode ser aplicado a praticamente qualquer coisa. Nesta parte, vamos discutir casos relacionados ao material retirado da Escola de Medicina (USA), via Internet. Se possível, vamos tentar adaptá-lo a situações do nosso dia-a-dia na empresa.
1. Usando o Ciclo PDCA para melhoria pessoal.
Que tal usar o Ciclo do PDCA para a melhoria de algum ponto que achamos falho em nós mesmos? Leia com atenção o exemplo a seguir e faça as alterações para o seu caso em particular. João Bafo de Onça é um estudante de primeiro ano de faculdade, que acabou de realizar os exames finais do semestre. João não está nada satisfeito com os resultados alcançados... Mais bravos ficarão seus pais ao saberem que o investimento em estudos não deu em quase nada...
Pergunta-se:
• O que João está tentando conseguir? Ele sabe que precisa melhorar seus hábitos e habilidades de estudar, de maneira a entender melhor o material de estudos e anotações de aulas.• Como João irá saber que uma mudança é uma melhoria? Ele acha que boas notas nos exames semestrais é um bom indicador de melhoria das suas habilidades de estudar. Ele decide que a melhor maneira de medir uma melhoria é fazer novamente os mesmos exames semestrais.
• Que mudanças João poderá fazer para ter como resultado uma melhoria? Ele pensa que tem dedicado muito pouco tempo aos estudos. Ele sente que a melhor maneira de melhorar suas habilidades de estudo é usar mais horas para isso.
CICLO 1
PLAN: João decide incluir mais 15 horas de estudo por semana a sua já ocupada agenda de atividades. Ele resolve que precisa ter menos atividades sociais, levantar cedo e ir dormir mais tarde, para completar às 15 horas extras de estudo. Ele decide começar isso numa segunda feira e uma semana após irá repetir os exames semestrais para saber como está indo seu progresso.
DO: No final da semana, João descobre que só conseguiu adicionar mais 8 horas de estudos a sua agenda. Quando ele presta novos exames, ele fica desapontado em verificar que nada de melhor aconteceu nas notas.
CHECK: Às 8 horas adicionais de estudo fizeram com que João se sentisse fatigado. Ainda mais, ele descobriu que sua habilidade de se concentrar durante essas horas é bem limitada. Durante essa semana João deixou de lado seus exercícios físicos na academia e não se encontrou com nenhum dos seus amigos. Essa isolação forçada está desencorajando João.
ACT: João sabe que deve existir uma outra maneira. Ele precisa planejar uma maneira de estudar melhor e mais eficientemente e que ainda deixe tempo para os exercícios físicos e encontros com os amigos.
CICLO 2
PLAN: João entra em contato com seus colegas de faculdade que foram bem nos exames semestrais e mesmo assim mantiveram seus exercícios e encontros com amigos. João acha que pode usar alguns dos conselhos de seus amigos, que tiveram o mesmo problema. Baseado nessas novas descobertas, João decide a assistir todas as aulas, reescrever as suas anotações de aulas em um formato que ele possa entender melhor e usar os textos de livros somente como referências.
DO: João volta ao seu esquema original de estudos. Entretanto, em vez de usar a maior parte de suas horas de estudo em cima de um texto, ele reescreve e estuda suas anotações de aula. Ele consulta o texto de referência somente quando não entende suas anotações. João resolve fazer os exames semestrais novamente mas descobre que apesar de ter se saído melhor, ainda muito pode ser melhorado.
CHECK: João agora percebe que ele andou gastando um tempo precioso lendo informações sem importância nenhuma no texto. João acha que está no caminho certo mas ainda sente que ele precisa de mais horas de estudo. João está inseguro sobre o que fazer pois não quer deixar de lado suas atividades sociais e exercícios físicos.
ACT: João decide continuar com sua nova maneira de estudar enquanto tenta achar mais tempo em seu já ocupado dia de atividades.
CICLO 3
PLAN: Na sua procura por mais horas de estudos, João descobre que existem vários lugares em que ele pode combinar exercícios e encontro com os amigos, com os estudos em sí. Primeiro, João decide estudar as suas anotações de aulas, enquanto faz exercícios na esteira rolante. A seguir, João decide que pode passar parte do seu tempo com os amigos estudando juntos.
DO: Os amigos de João ficaram contentes por poderem estudar juntos e essas sessões de estudo se tornaram divertidas e proveitosas para todos. João descobriu que gosta de estudar as anotações de aula, enquanto se exercita na esteira rolante. Ainda mais, ele percebeu que fica mais tempo se exercitando quando lê as anotações de aulas. Quando João faz novamente os exames semestrais, ele fica muito contente em descobri que desta vez foi muito melhor nos testes.
CHECK: João agora descobriu que estudar não significa ficar trancado em casa, lendo centenas de páginas de livros. Ele descobriu que ele pode ganhar muito se estudar em diferentes ambientes enquanto mantém o foco nos pontos mais importantes.
ACT: João decidiu continuar com as mudanças que ele fez em seus hábitos de estudos.
O que João inicialmente pensou que era uma melhoria virou, na realidade, um fato desencorajador para ele. Muitas pessoas que estão no lugar de João não usam tempo suficiente para suas mudanças e às vezes continuam com elas mesmo que não dêem resultados. Pelo uso do Ciclo do PDCA, João foi capaz de ver que sua mudança inicial não funcionou e que ele teria que achar uma outra mudança para melhor. Com perseverança e boa vontade para aprender, João foi capaz para converter um resultado negativo numa experiência positiva de melhoria.
A RAMPA DA MELHORIA
2. Usando o Ciclo PDCA para melhoria de um consultório médico.
Margarida Donald é uma esudante de terceiro ano do curso de medicina e faz um estágio numa pequena clínica médica local. Num intervalo para almoço, Margarida estava sentada com quatro médicos da clínica quando ouviu um deles reclamar sobre o alto número de pacientes que eles estavam encaminhando para especialistas em outras clínicas. Como você pode ver por esse exemplo, a situação descrita abaixo pode ser aplicada a centenas de caso e a aplicação do Ciclo do PDCA é de grande valia para introdução de melhorias.
Pergunta-se:
• O que os médicos estão tentando conseguir? Certamente é preciso uma melhoria no processo de encaminhamento de pacientes.
• Como os médicos irão saber que uma mudança é uma melhoria? A melhor maneira de medir parece ser o número e o tipo de pacientes encaminhados. Outra maneira de medir pode ser com a produtividade financeira da clínica.
• Que mudanças os médicos poderão fazer para ter como resultado uma melhoria? Margarida sabia que existiam oportunidade para melhorias nesse caso e então ela decide aplicar o Ciclo do PDCA.
CICLO 1
PLAN: Margarida pediu ao médico chefe da clínica uma relação de todos pacientes encaminhados a clínicas especializadas nos últimos 6 meses. Depois de separar os encaminhamentos por especialidade, Margarida descobriu que 70% dos pacientes foram para o Departamento de Ortopedia de um Centro Médico local. Mais ainda, Margarida percebeu que a maioria desses pacientes se tinham trauma no joelho e tornozelo torcido.
Ela também levantou que certo número de chamadas para os médicos ocorriam quando a pequena clínica estava fechada , em finais de semana e depois das 17:00 horas.
Margarida levou essas informações ao médico chefe e juntos eles perceberam que a clínica poderia ser beneficiada se houvesse uma mudança nos seus serviços ortopédicos. O plano era simples: pedir ao Departamento de Ortopedia do Centro Médico que treinasse os 4 médicos da pequena clínica em práticas de como atender tornozelos torcidos e alguns tipos de traumas de joelhos. Desde que o Centro Médico era do governo, não haveria prejuízo para os médicos do Centro.
DO: Foram estabelecidos alguns treinamentos, nos finais de semana, para os 4 médicos da clínica, nas duas áreas onde ocorriam um grande número de injúrias. Os médicos decidiram que irão testar as mudanças por dois meses para verificar se eles serão capazes de reduzir o número de encaminhamentos e ao mesmo tempo manter seus atuais pacientes bem atendidos. Eles também decidiram ficar com a clínica aberta em dos horários: até as 21:000 horas as quinta feiras e abrir aos domingos das 10:00 as 13:00 horas. Um médico, uma enfermeira e um assistente administrativo ficariam de plantão aos domingos.
CHECK: O chefe da pequena clínica está interessado nos números do tipo de encaminhamentos, bem como nos resultados financeiros que isso possa trazer. Depois de dois meses de implementada essa mudança, o número de encaminhamento ortopédicos cai 30% comparado com o mesmo período em anos anteriores. Ficando com a clínica aberta ou um tempo maior, tratando mais pacientes e encaminhando menos pacientes a outros Centros Médicos, os lucros foram 18% maiores dos que foram os mesmos meses de anos anteriores. Embora eles não tinham uma maneira de medir a satisfação dos pacientes, os quatro médicos da pequena clínica receberam retornos positivos pelo trabalho ortopédico e pelo fato da clínica ficar mais tempo aberta.
ACT: Claramente, essa mudança resultou numa grande melhoria! Os médicos decidiram implantar essas mudanças permanentemente. Devido ao grande sucesso, os médicos estão pretendendo aplicar essa técnica para outras especialidades médicas para a qual eles encaminham pacientes.
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